公司導入 AI，第一步不是選工具

「我們想導入 AI，你建議用哪一套？」這是我最常被問的問題。

工具不是萬靈丹，拆解工作流才是。

30人以下的團隊，通常不缺工具，缺的是有人把某一件事從頭到尾拆一次。

拆完之後會發現，問題可能是重複和等待：

• 資料散在三個地方，每次都要找
• 有人做完沒通知，下一棒不知道可以開始
• 同一份東西改過五版，沒人確定哪版是最新的

發現了嗎？這些AI和外人都幫不上忙，它們是內部流程和使用習慣。

先挑一件事，做試跑，看看是否有效解決

不要想一次到位，先挑一件符合這三個條件的事：

1. 每週至少發生三次
2. 現在由一個人負責，不用跨部門協調
3. 做錯了不會出大事，而且檢查得出來，可以補救

符合這三點的事，通常是報價單、社群貼文、或是每週的數據整理。

拆的方法

現在：把這件事現在的做法寫下來，一步一行，包含「等某某人回覆」這種等待步驟。寫完之後標記每一步：

• 只有人能做（判斷、決策、對外溝通）
• 人做但很機械（複製貼上、格式轉換、找資料）
• 純粹在等

第二類是 AI 的位置。第三類是流程設計的位置——而它通常比第二類省下更多時間。

然後才是選工具

到這一步，你要的東西已經很具體了：「我需要一個能從 Email 附件抓出金額、填進表格、然後通知財務。」

有了這些，選工具是簡單的事。沒有這個動作，你會買一套很強但沒人用的系統。

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對了，這個過程本身不需要 AI，只要問對問題，找到對的人，有耐心地寫下來，一張紙就夠了。